Quelle solution pour simplifier et optimiser l’envoi des courriers sortants ? par La rédaction

Impression, tri, mise sous pli, affranchissement et envoi des courriers sont autant d’étapes qui mobilisent des ressources au sein de toute organisation. Administrations, collectivités, Grands Groupes et PME sont tous confrontés à la même problématique : comment se libérer de ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée, tout en conservant le contrôle de ses envois et la maitrise de ses dépenses.

Pour répondre à ces enjeux, NOVEA, filiale du Groupe STERNE, a créé UPRINT, une application en mode SaaS qui permet de piloter toutes les étapes du traitement des courriers sortants, sans se déplacer. Dématérialisation, massification, et traçabilité, focus sur une solution de gestion de courrier résolument 2.0.

Vers une dématérialisation des échanges

La dématérialisation est une solution de plus en plus privilégiée par les organisations, pour les avantages qu’elle procure en termes d’économies, gains de temps et apport écologique.

Qu’il s’agisse d’indexer des documents de manière automatique, d’extraire rapidement des données ou encore de mettre en place des circuits automatisés de validation et/ou signature, les solutions de données dématérialisées permettent d’optimiser les process organisationnels et de réduire les coûts. Selon le cabinet d’analyse marketing Aberdeen Group, la dématérialisation du courrier génèrerait :

• 91% de réduction des coûts de traitement des courriers
• 46% de raccourcissement du cycle de traitement des courriers
• 30% de diminution du temps de gestion des requêtes extérieures

Un outil complet de gestion digitalisée pour tous vos envois

Si depuis quelques années, nous assistons à une réduction du volume papier et une fluidification des flux, il subsiste encore un besoin important d’organiser et de simplifier les étapes de la gestion des courriers. Cabinets d’avocats, services Ressources Humaines, banques … Si la volumétrie et les moyens internes varient d’une organisation à une autre, toutes visent le même objectif : simplifier l’impression, optimiser l’expédition, et garder le contrôle sur les plis sensibles.

Dans ce contexte, NOVEA a voulu étendre son champ d’actions et proposer à tous les acteurs du marché une nouvelle offre postale avec UPRINT. Une solution dédiée à la gestion des flux sortants, qui permet de simplifier et tracker l’ensemble des étapes de l’envoi des courriers, quelle que soit leur volume et leur nature (lettre simple, recommandés, mails…). Anne Cécile FORTIN, chef des ventes nous explique : « Plus besoin de se déplacer, UPRINT permet d’envoyer tout type de courrier sans quitter son poste de travail, directement via l’application. »

Comment ça marche ?

En apportant une vue d’ensemble sur l’envoi des flux sortants, UPRINT constitue un véritable outil d’aide à la décision et apporte une garantie juridique. La solution s’applique très bien au courrier égrené, géré de manière autonome et au fil de l’eau par les différents services d’une organisation. Par ailleurs, UPRINT va permettre de massifier les courriers et de les affranchir au tarif industriel – soit aux meilleures conditions tarifaires possibles – sans être tributaire des augmentations du prix du timbre.

Une solution postale unique aux nombreux atouts

Accessible en un clic, UPRINT assure un traitement complet, sécurisé et mutualisé des courriers sortants qui présente de nombreux avantages :

• Des gains de productivité grâce à la simplification du traitement du courrier
• Une optimisation des flux grâce à la personnalisation des documents (publipostage, mailing, choix des enveloppes, ajouts de documents annexes…)
• Un meilleur contrôle des recommandés avec une traçabilité totale des envois dans une interface de suivi claire
• Une distribution de courriers sécurisée avec des fonctionnalités d’horodatage et de signature électronique
• Des économies notoires sur les frais généraux (machines, enveloppes, toner, personnel…) et les dépenses d’affranchissement (- 10 % à 25 %).

Performance, traçabilité et sécurité sont plus que jamais au cœur des préoccupations de toute organisation. Un acteur majeur du secteur bancaire a récemment sollicité NOVÉA pour optimiser la gestion des courriers égrenés de son siège et de ses agences bancaires. Le client souhaitait améliorer la qualité de service de l’acheminement de ses courriers recommandés, simplifier la consultation en ligne des preuves de dépôt, et réduire ses coûts d’affranchissement. NOVÉA a donc déployé la solution UPRINT au sein de leurs 168 agences.  Au-delà de l’importante réduction des coûts d’affranchissement et une distribution plus performante des courriers via les navettes intersites de NOVEA, la plateforme UPRINT informe désormais en temps réel les 1250 collaborateurs du Groupe, de l’état d’acheminement des courriers via l’application.

Sources :

[1] Markess International – Aberdeen Group Study | 2014