Travailler en flex-office

Coworking et flex-office : des espaces de travail en mutationpar Joévin Canet

Depuis quelques années, les espaces de travail ont entamé leur mutation. Désormais, l’heure est à la mobilité, à la flexibilité, au télétravail et au coworking. Un changement en profondeur, parfois déstabilisant, qui appelle aussi de nouveaux services pour que ces changements riment avec efficacité et bien-être au travail. 

Le constat du baromètre 2019 d’Actineo, cabinet spécialisé dans l’étude de la qualité de vie au travail, est sans équivoque : le nomadisme, la flexibilité et le télétravail sont en hausse, partout en France et dans tous les secteurs. En 2019, le pourcentage de travailleurs nomades atteint 53 %, soit 5 points de plus qu’en 2017. 39 % des actifs pratiquent le télétravail au moins une fois par semaine à leur domicile ou dans un tiers-lieu, et les bureaux en flex-office concernent aujourd’hui 14% des salariés, contre 6 % en 2017.

Travailler en flex-office

Les avantages du flex-office

Il faut dire que cette nouvelle organisation des surfaces de bureaux, qui consiste à mettre à la disposition des collaborateurs des espaces ouverts et sans bureau attitré, fait des émules dans les entreprises. Chaque jour, chacun s’installe où il veut, en fonction de la place disponible. Selon les besoins, on peut opter pour des espaces isolés pour se concentrer ou téléphoner sans déranger ses collègues, mais aussi des zones propices aux échanges et à la concertation.

Conséquence directe de l’ubiquité et de la dématérialisation permises par la révolution numérique, les flex offices sont pensés en fonction de l’usage et plutôt que selon la fonction.  Avec les flex-office, finis les bureaux individuels fermés, les étiquettes et les titres. L’objectif recherché est de libérer l’entreprise pour la rendre plus performante, au risque d’inciter les uns et les autres à sortir de leur zone de confort.

En quelques années, les grandes entreprises sont nombreuses à avoir opté pour une telle organisation de leurs bureaux. Au moment d’installer son nouveau siège à la Défense, le cabinet Deloitte a ainsi choisi d’organiser la totalité de ses espaces en flex-office. L’assureur Mutex a opté pour un choix identique et chez Axa, le flex-office concerne 40 % des espaces. Le choix s’avère souvent opportun. Chez Mutex par exemple, l’action combinée du flex office et du télétravail a contribué à faire baisser l’absentéisme de court terme.

Splendeurs et misères du flex-office

Autre intérêt pour les entreprises : la réduction des surfaces de bureaux et des coûts. Après les salaires, l’immobilier représente le deuxième poste de dépense des entreprises. En réduisant le nombre de mètre carrés nécessaires, grâce à une plus grande mobilité des collaborateurs, flex-office permet de limiter les dépenses tout en rationnalisant l’espace. De 40 m2 par personne en 1980, l’espace individuel disponible dans les grandes entreprises serait ainsi passé à 10 ou 15 m2 aujourd’hui.

Malgré tous ses avantages, le flex-office ne fait pourtant pas que des émules. Le baromètre Actineo montre en effet que 22 % des travailleurs en flex-office se déclarent insatisfaits de leur qualité de vie au travail, contre 13 % en moyenne pour l’ensemble des actifs. Poussé à l’extrême, ce modèle favorise aussi la dépersonnalisation du lieu de travail, un stress lié au changement permanent et à l’impossibilité de s’inscrire dans des habitudes quotidiennes. Il aurait ainsi tendance à favoriser les échanges par mails plutôt que les conversations directes entre les collaborateurs et favoriserait une forme d’inconfort à contre-courant de la tendance majeure de la recherche du bien-être au travail.

Pour des outils adaptés au flex-office

Pourtant, à en croire Actineo, 50 % des salariés affirment que le fait de ne pas disposer d’un bureau personnel ne les dérange pas, à la condition de disposer d’un espace de travail équipé de tous les outils nécessaires pour travailler efficacement.

C’est là qu’interviennent des acteurs comme Novea. Spécialiste de la course urbaine et de la livraison express, nous sommes aussi opérateur postal agréé par l’Arcep, au même titre que le Groupe La Poste. En vous connectant à notre plateforme, que vous travailliez à distance depuis votre domicile, dans un coworking ou depuis un espace de travail en flex-office, vous pouvez à votre grès commander une course rapide, envoyer un pli ou un colis, et mêmes vos courriers recommandés les plis sensibles. Le tout sans quitter votre poste de travail. Grâce à nos outils de tracking, nos solutions postales garantissent à tous les destinataires de se voir remettre en mains propres tous les plis qui leurs sont adressés, y compris s’ils travaillent chaque jour dans un espace différent.

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