Comment optimiser la traçabilité du courrier entrant au sein d’une organisation ? par La rédaction

Réception et distribution de colis, plis et recommandés, gestion des courriers et documents circulant entre services, sites ou usines : Le traitement du courrier fait partie des activités chronophages inhérentes à toute organisation. Aujourd’hui, beaucoup d’entre elles cherchent à simplifier et optimiser la gestion de leur courrier entrant pour se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Dans ce contexte, les solutions courriers connectées ou digitalisées sont de plus en plus prisées. NOVEA lance UTRACK, une application innovante qui répond aux besoins et enjeux des organisations : tracer les flux entrants et circulants pour optimiser et sécuriser leur distribution en interne.

Vers une automatisation des activités courriers

Collecte ou réception, tri, enregistrement, distribution par des agents ou via des navettes inter sites : La gestion des courriers entrants et circulants au sein d’une organisation regroupe un ensemble de tâches quotidiennes, successives et répétitives, le plus souvent traitées manuellement. Pour gagner en performance dans le traitement de l’information, beaucoup d’entre elles font aujourd’hui le choix de l’automatisation. Une étude récente d’UiPath affirme que l’automatisation des opérations manuelles est jugée importante, voire prioritaire, par 64 % des entreprises interrogées. Selon cette même étude, plus d’un tiers des métiers pourraient être automatisés d’ici 2030. Consommatrices de temps, les activités de gestion de courrier sont les premières concernées.

D’après une étude du cabinet PCW, 30 % du temps des opérateurs au sein des services courriers, serait ainsi consacré à la réception des plis et colis et 15 % à la logistique interne**. Un temps considérable qui pourrait être alloué à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En optimisant et sécurisant la réception et la distribution des courriers, les solutions connectées offrent une alternative simple et efficace au traitement manuel.  D’abord déployées dans les secteurs où transitent un volume important de courriers papiers (banques, mutuelles, assurances, presse), elles gagnent désormais tous les secteurs d’activités et toutes les organisations soucieuses de gagner en simplicité et traçabilité et de réduire leur coût.

Piloter et sécuriser les flux par une gestion digitalisée

Au sein des organisations regroupant 200 salariés et plus, souvent multisites, la gestion du courrier entrant et circulant est un enjeu majeur. Selon une étude du cabinet Markess International, les entreprises qui envisagent de digitaliser leur service courrier recherchent avant tout :
– des gains de productivité (73 %),
– une diminution des délais de traitement (72 %),
– une fluidité des échanges (70 %),
– une réduction de coûts (68 %),
– et plus de réactivité (60 %)

Frédéric Suchodolski, Directeur Général de NOVEA nous explique : « Nous nous sommes aperçus que beaucoup de nos clients avaient la même attente, à savoir pouvoir gérer tous types de courriers entrants tout en ayant la possibilité de suivre en temps réel l’avancement de sa distribution en interne. Nous avons donc créé UTRACK, une solution qui fonctionne en mode SaaS et optimise la traçabilité des flux. »

Comment fonctionne la solution UTRACK ? Dès réception du courrier, l’opérateur scanne l’ensemble des plis, colis, recommandés postaux, lettres suivies… L’outil permet de reconnaitre le code à barre de tous les transporteurs partenaires. L’enregistrement de ces données dans le logiciel UTRACK va ensuite permettre à l’utilisateur de consulter, extraire et tracker tous les flux scannés. Une notification avec preuve de distribution horodatée est alors envoyée au destinataire. Les tournées de distribution sont ensuite effectuées par un agent équipé d’un PDA, chargé de remettre le colis ou le recommandé à son destinataire contre signature électronique. Chaque utilisateur peut ainsi suivre en temps réel la distribution effective du courrier et connaître l’état d’avancement des livraisons, depuis son poste de travail.

Un système de traçabilité aux multiples bénéfices

Simplification de la gestion des courriers entrants, gain de temps et de productivité, tracking : UTRACK procure un avantage direct à ses bénéficiaires. Il permet aussi de répondre à de nombreux enjeux ; enjeux de délais, lorsqu’il s’agit de respecter des dates d’échéance (notes de service, recommandés…) ; enjeux liés à la valeur même des documents traités (contrats, chèques, factures) ou au respect de leur confidentialité. Les services RH, financiers, commerciaux ou juridiques qui transitent beaucoup de plis sensibles seront les premiers bénéficiaires de la mise en place d’une telle solution. De manière générale, un traitement digitalisé des courriers permet :
– L’accélération des processus métiers de l’ensemble de l’organisation grâce à la mise à disposition plus rapide des courriers à J+0.
– Une sécurisation du circuit de distribution interne, avec moins d’erreurs d’aiguillage, de pertes ou de retards dans le traitement du courrier.
– Une plus grande fluidité de l’information grâce à une traçabilité complète et historisée, avec preuve de livraison horodatée.
– Des gains de productivité, car le temps gagné profite à la réalisation d’autres tâches.

La nécessité de disposer d’une gestion de courrier efficace et sécurisée accélèrent le recours aux solution digitalisées. BNP Paribas a fait appel à NOVEA pour garantir un meilleur contrôle de tous ses courriers entrants. L’application UTRACK a été déployée sur 16 sites en Ile de France, recevant chaque jour plus de 600 recommandés. L’application leur permet de scanner en masse l’ensemble des recommandés et sacoches, avant qu’ils ne soient distribués aux destinataires contre signature électronique. À la clé : une accélération visible du traitement des flux sensibles et une distribution multisites mieux maîtrisée.

Sources :

[1] Etude d’IDC France en collaboration avec UiPath | Etat des lieux de l’automatisation des tâches manuelles dans les entreprises françaises | 2019
[2] Etude Workforce of the Future | The competing forces shaping 2030 | 2017
[3] Markess International | L’avènement des salles courriers dématérialisées | 2008